Ewidencja czasu pracy – zmiany w dokumentacji pracowniczej

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Ważne jest jednak, aby robić to w sposób prawidłowy. Za brak takiej ewidencji lub za prowadzenie jej w sposób niewłaściwy pracodawca może zostać ukarany przez Państwową Inspekcję Pracy karą grzywy. Warto zatem wiedzieć, jak dziś prowadzona powinna być ewidencja czasu pracy.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ogólnie rzecz ujmując, ewidencja czasu pracy to dokumentacja, która dotyczy czasu przepracowanego przez pracownika w danym zakładzie pracy. W ramach ewidencji czasu pracy gromadzone są m.in. informacje o przepracowanych godzinach pracy, urlopach oraz zwolnieniach lekarskich. Na podstawie ewidencji czasu pracy ustala się wysokość wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych. Jak wspomniano, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Sama ewidencja prowadzona może być w formie papierowej bądź elektronicznej. Dziś coraz częściej wybierane jest to drugie rozwiązanie. Są jednak wyjątki, w których pracodawca ewidencji czasu pracy prowadzić nie musi. Mowa tu o sytuacji, w której zatrudnia pracowników pracujących w systemie zadaniowym. Nie dotyczy to także pracowników, którzy w imieniu pracodawcy zarządzają zakładem pracy. Ewidencja nie musi być także prowadzona w przypadku pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Ewidencja czasu pracy bardzo często mylona jest z listą obecności. Pamiętać trzeba, że są to dwa osobne i zupełnie inne dokumenty. Lista obecności służy do rejestracji godzin rozpoczęcia i końca pracy. Podpisując się na liście obecności, pracownik poświadcza, że w tych godzinach przebywał w miejscu pracy. Ewidencja czasu pracy zawiera w sobie znacznie szersze informacje, o których już wspomniano.

Ewidencja czasu pracy w 2021 roku

Od pewnego czasu obowiązuje wiele zmian w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przede wszystkim zgodnie ze zmianami ewidencja czasu pracy musi być prowadzona osobo dla każdego pracownika oraz prowadzona poza aktami osobowymi pracownika. Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest do zaznaczania w ewidencji nie tylko liczby przepracowanych przez pracownika godzin, ale również przyjścia i wyjścia z zakładu pracy. Dodać trzeba również, że pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika przez okres 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Więcej szczegółowych informacji na temat aktualnie obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy przeczytać można na blogu serwisu inEwi. Warto do takich informacji sięgać systematycznie. Wszystko po to, aby cały czas być na bieżąco, jeśli chodzi o wprowadzane zmiany w tym zakresie.

Karta czasu pracy – co zawiera?

Każdy pracownik w ramach ewidencji czasu pracy musi mieć założoną kartę czasu pracy. W dokumencie tym znajdować muszą się konkretne informacje. Mowa tu o informacjach o pracy w niedziele, święta, godzinach nadliczbowych, w dodatkowych dniach wolnych od pracy, o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy, usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy oraz informacje o czasie pracy przy pracach wzbronionych młodocianym. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w skali miesięcznej lub rocznej. To już zależy od preferencji pracodawcy. Konieczne jest jednak, aby taka rejestracja czasu pracy prowadzona była na bieżąco.

(artykuł partnera)